Doberman-sv.ru

Дом и Быт
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создаем журналы регистрации документов, или забыть нельзя регистрировать

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

Журналы регистрации документов

Журнал регистрации документа

Организация сама выбирает способ регистрации документов и закрепляет его в Инструкции по делопроизводству . На практике бывает и такое, что регистрация входящих и исходящих вообще не ведется. Документы просто складывают в шкаф. Как ищут? Надеются, на память .

Большинство предприятий все же пришли к выводу, что регистрировать документ нужно. Это удобно и помогает создать организации ответственную репутацию.

Плюсы регистрации документа:

— сотрудники исполняют документы в срок;

— документ легко найти;

— любой сотрудник может проследить за движением документа;

— организация имеет статистику документооборота.

Способы регистрации документа:

Журнал регистрации документа. Этот способ выбирают организации, которые уверены, что на бумаге надежнее. Ими также пользуются для дублирования регистрации в системе электронного документооборота. Для уверенности, что документ точно найдется. Образцы журналов регистрации документов смотрите ниже.

Регистрация документа в электронном виде. Здесь используются таблички в Word, Excel. Они выкладываются в общую сеть, и каждый сотрудник может найти нужный документ. Права доступа к документу лучше разграничить: службе делопроизводства и /или делопроизводителям отделов предоставить функцию регистрации, остальным — просмотр (поиск).

Этот способ удобнее предыдущего тем, что не нужно для поиска документа просить и вручную листать страницы журнала. Можно сделать поиск по документу со своего рабочего места.

Регистрация в СЭД. Это наилучший выход для организаций с большим объёмом документооборота, а также имеющих филиалы в районах или регионах. С помощью СЭД обмен документами будет происходить за несколько минут. О преимуществах СЭД мы говорили в статье 10 причин внедрить электронный документооборот.

Главные принципы регистрации независимо от способа:

Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, ). Пропишите их в должностной инструкции каждого.

Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.

Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.

Образец журнала регистрации входящих документов

НомерДатаОт кого полученИсходящий номерИсходящая датаКраткое содержаниеРоспись в получении
17217.03.2016ООО «Левый берег»03-01/1512.03.2016О предложении сотрудничества

Образец журнала регистрации исходящих документов

НомерДатаКому направленКраткое содержаниеИсполнитель№ делаОтметка об исполнении
03-01/1212.04.2016ООО «Стеклярус»Об участии в выставкеМахова А.В.05-14Вручено представителю организации

Образец журнала регистрации приказов

НомерДатаОтветственный отделКраткое содержаниеКол-во листовКол-во листов приложений
01-01/1218.04.2016Отдел безопасностиОб обеспечении безопасности в период праздников224

Графы в журналах можно менять местами, добавлять новые по вашему усмотрению.

Для чего нужен данный документ на предприятии

Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:

  • Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола. При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг.
  • Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
  • Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.
  • Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
  • Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.

Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т.е. дифференцировать входящие документы по степени значимости.

Как открыть журнал регистраций в 1С?

Чтобы отслеживать действия сотрудников недостаточно найти вышеупомянутый журнал, его нужно открыть. Сделать подобное несложно, но иногда он оказывается внушительных размеров. Из-за чего 1С показывает не все записи, а несколько последних. Понятно, что при таком подходе ничего проверить не удастся. Поэтому данную проблему следует незамедлительно устранить, выставив правильные фильтры.

Кстати, сверху устанавливается интервал (период), за который необходимо просмотреть информацию. Слева отмечаются события, имеющие особую важность (представляющие повышенный интерес). А справа можно выбрать следующие данные:

Читать еще:  Что означает герб эстонии

• Список событий;
• Перечень пользователей;
• Приложения;
• Компьютеры;
• Завершенные сеансы.

А вот в разделе «Данные» обычно выставляется список документов, которые нужно отслеживать. В «Транзакциях» можно просматривать записанные операции. Пункт «Прочие» позволяет искать информацию по серверам.

Оформление регистрационного журнала

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.

Как расчертить журналы регистрации приказов, договоров и входящих документов

Давайте разберемся, какие графы целесообразно включать в различные журналы регистрации, чем отличаются регистрационные формы приказов, договоров и входящих документов.

Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним

В этом журнале регистрируются не только договоры, но и доп. соглашения к ним. Графы, которые целесообразно включить:

  • Номер договора или соглашения
  • Дата регистрации
  • Фамилия, имя, отчество работника
  • Структурное подразделение
  • Должность
  • Срок договора
  • Сведения об изменениях (краткое содержание соглашения о вносимых изменениях в трудовой договор)
  • Расписка работника в получении договора (соглашения).
  • Примечание

В бланочных магазинах данные журналы регистрации продаются уже готовыми. Но в них отсутствует графа «Срок договора». Если в вашей компании принято заключать срочные трудовые договоры, то такая графа будет очень кстати, т.к. позволит отслеживать сроки окончания договора и вовремя готовить уведомления работникам.

Графа «расписка работника в получении» является обязательной, так как Трудовой кодекс требует письменного подтверждения того, что работник получил договор на руки.

Графа «Структурное подразделение» не является обязательной, если в вашей фирме нет деления на структурные подразделения.

Кроме того, можно еще включить графу «вид работы», в которой отмечать, на каких условиях принят работник: по совместительству или нет.

Журнал регистрации приказов по личному составу

В прошлой статье мы уже писали, что таких журналов должно быть два, но наименование и количество граф у них может быть одинаковое:

  • Регистрационный номер
  • Дата регистрации
  • Краткое содержание приказа
  • Примечание

Если этого описания Вам недостаточно, то можно включить и другие графы с информацией о работниках или структурных подразделениях, в отношении которых приказ издан.

Если исполнителей приказа несколько, то можно добавить графу «исполнитель».

Но, как правило, в маленьких организациях приказов немного, поэтому очень подробное описание в регистрационном журнале не требуется.

Журнал регистрации входящих документов

Мы уже говорили, что в этом журнале можно регистрировать и заявления работников, и служебные записки. Какие же графы необходимы в этом журнале?

  • Регистрационный номер (входящий)
  • Дата поступления документа
  • Название документа, его реквизиты
  • Отправитель
  • Краткое содержание документа
  • Примечание

Можно добавить еще графу, фиксирующую, кому был направлен документ на рассмотрение или согласование. Очень полезна графа, в которой записывается результат исполнения документа (издан приказ, отправлен ответ, создана комиссия, отказано в просьбе и т.п.).

Читать еще:  Представительная власть в рф система органов компетенция

Законодательство России позволяет работодателю самостоятельно разработать для себя порядок регистрации приказов, заявлений и другой кадровой документации. И лучше этим воспользоваться, описав все правила в каком-либо локальном акте.

В этом акте вы можете не только выделить массив документов, которые не подлежат регистрации в журналах, но и закрепить автоматическое присвоение номеров приказам, которые формируются в программе 1С. Хотя, на мой взгляд, эта программа совсем не подходит для регистрации приказов по личному составу. Ведь она не делит их на две категории и не присваивает приказам индексы.

Журналы для обязательного ведения

Рассмотрим минимальный перечень журналов регистрации и учета, какие ведутся на предприятии. Стоит отметить, что не имеет значение размер компании, ее штат и форма собственности. Также необходимо учесть, чем больше предприятие, тем больше количество документации. Сами формы книг не утверждены, поэтому руководитель определяет их самостоятельно, исходя из своих потребностей.

В любой организации считаются основными видами журналов регистрации и учета для:

  • Входящей и исходящей корреспонденции.
  • Приказов по основной деятельности.
  • Служебных записок.
  • Договоров.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
  • обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
  • регистрация проводится в одном месте,
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

НомерДатаОт кого получен (корреспондент)Исходящий номерИсходящая датаКраткое содержаниеРоспись в получении
23624.04.2014ООО «Клин»04-12/10223.04.2014о заключении договора

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

  • документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
  • регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
  • для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Правила ведения журнала

Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.

  1. Порядковый номер распоряжения.
  2. Дата.
  3. Номер.
  4. Вид.
  5. Ф.И.О. работника.
  6. Основание издания.
  7. Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
  8. Подпись ответственного.
  9. Примечания.

Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:

по личному составу

На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).

Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:

  • используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
  • регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
  • закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

О правилах заполнения

Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:

  • не допускайте ошибок, помарок;
  • избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
  • имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
  • номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
  • номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
  • рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
  • в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
  • укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).
Читать еще:  На какой срок может заключаться трудовой

На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

  • ошибки не удаляют и не подчищают с помощью корректирующих средств;
  • неверную запись зачеркивают одной линией, рядом вписывают верную либо фиксируют факт исправлений в графе «примечание».

Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в организации должны быть документы, а какие могут отсутствовать. Используйте эти инструкции бесплатно.

На что обратить внимание при подготовке документов в Роскомнадзор

Подробно о документах и процедуре мы рассказывали в статье «Регистрация СМИ: тонкости процесса», поэтому остановимся только на особенностях заполнения документов для научных журналов.

В заявлении на регистрацию СМИ надо обратить внимание на периодичность и язык научного журнала.

Периодичность. Согласно требованию Минобрнауки, у научных изданий должно выходить не менее восьми выпусков за два года, поэтому в заявлении на регистрацию можно указать один из вариантов:

  • четыре раза в год;
  • другую периодичность за год, но за два года надо все-таки выпустить минимум восемь номеров.

Остановимся на втором варианте. Например, в первый год издания журнала вы выпустите только три номера и именно столько укажете в заявлении на регистрацию СМИ, тогда на второй год нужно издать хотя бы пять номеров, чтобы соответствовать требованиям Минобрнауки. Чтобы не было вопросов со стороны Роскомнадзора, на второй год надо отправить в подразделение ведомства, в котором СМИ было зарегистрировано Уведомление об изменении периодичности. Для получения формы документа нажмите на кнопку ниже.

Язык научного журнала. В заявлении на регистрацию СМИ надо сразу указать, что научное издание будет использовать не только русский, но и английский язык. Это следует из таких требований Минобрнауки:

  • Обязательное наличие ключевых слов и аннотации на русском и английском языках к каждой статье.
  • На официальном сайте журнала информация об издательстве, главном редакторе, составе редколлегии, контакты и другие данные должны быть размещены и на русском, и на английском языках.

Если в заявлении на регистрацию этого не будет, то в дальнейшем придется проходить процедуру перерегистрации ─ внесения изменений в реестр зарегистрированных СМИ. А это значит снова собирать документы на регистрацию, платить госпошлину и предоставлять Устав редакции или заменяющий его договор.

Перед отправкой Устава в Роскомнадзор проверьте документ по нашему чек-листу.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций. Среди многочисленных бумаг попадается и бесполезная «макулатура»: рекламные проспекты, каталоги, газеты. Задача канцелярии – сразу отфильтровать всевозможный «спам», не относящийся к деятельности фирмы, а остальную почту рассортировать на подлежащую учету и нерегистрируемую.

Какие документы нужно регистрировать, а какие – нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся:

  • личные письма в адрес сотрудников фирмы;
  • анонимные конверты;
  • документы от юрлиц, не позволяющие однозначно идентифицировать отправителя (без подписей, печатей, реквизитов и т.д.);
  • рекламные материалы и коммерческие предложения;
  • пригласительные на различные мероприятия, за исключением официальных совещаний;
  • поздравительные телеграммы;
  • газеты и журналы;
  • счета, акты и прочая бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

В организации может быть принят раздельный учет корреспонденции: тогда документы, предназначенные для некоторых подразделений, передаются туда напрямую, минуя главный журнал регистрации.

Как сокращать Журнал регистрации

В меню доступна функция, позволяющая уменьшить объем данных, которые будет обрабатывать программа, и тем самым высвободить дополнительное место на жестком диске.Чтобы использовать ее, нужно войти в режим конфигурации и найти раздел настроек журнала регистрации.

В правом меню можно увидеть кнопку «сократить». После ее нажатия появится окно «Сократить журнал…».

В нем понадобится ввести дату. После этого, все, что фиксировалось в журнале до указанного дня, будет удалено.

Далее нужно поставить галочку напротив пункта «Записать удаляемые события…». Это позволит сохранить в отдельном файле массив информации, стертый из журнала.

Нажав на троеточие «…», пользователь сможет создать имя файла и выбрать каталог для сохранения.Эти действия можно не выполнять, тогда удаляемые данные не сохранятся. При нажатии «ОК» просто произойдет сокращение журнала до указанной в настройках даты.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector