Doberman-sv.ru

Дом и Быт
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Экспертиза ценности дел проводится

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов нужна для при подготовке дел к передаче в архив, в архиве при передаче дел на постоянное хранение, при подготовке документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов определяет правильность составления номенклатуры дел организации, правильность сроков хранения документов, практическую ценность документов для организации. Уничтожить документы без проведения экспертизы ценности невозможно. Проведению экспертизы ценности рано или поздно подлежит весь документальный фонд организации.

Экспертиза ценности проводится каждый год службой делопроизводства, ответственным за работу архива организации и экспертной комиссией. В состав экспертной комиссии обязательно входит начальник службы делопроизводства и ответственный за работу архива организации. Председатель экспертной комиссии назначается из руководящего состава организации.

Этапы работы экспертной комиссии:

Утверждение состава экспертной комиссии приказом руководителя организации.

Разработка положения об экспертной комиссии.

Проведение заседаний экспертной комиссии, на котором рассматриваются описи дел постоянного, временного (более 10 лет), акты о выделении дел к уничтожению, не подлежащих хранению.

Описи дел составляются при проведении отбора документов на хранение в архив, на уничтожение, на хранение в государственный или муниципальный архив. Ответственный за работу архива организации изучает номенклатуру дел организации, определяет дела с истекшими сроками хранения, подлежащие передаче в архив организации из структурных подразделений, а также на государственное хранение. Затем работник архива изымает эти дела из структурных подразделений, проводит их полистную проверку , переформировывает их, если в ходе работе обнаружил ошибки и составляет описи отобранных дел. Затем описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

Оформление протокола заседания экспертной комиссии.

После согласования всех описей и актов экспертной комиссией описей постоянного хранения с архивным учреждением, описи утверждаются руководителем организации.

После проведения в порядок документов по личному составу отобранные дела сдаются в архив, проводится уничтожение документов. Это нужно для того, чтобы случайно не были уничтожены нужные документы.

Если в организации есть филиалы или представительства экспертиза ценности документов проводится центральной экспертной комиссии, назначаемой из сотрудников головного офиса организации.

Основные этапы сложной операции экспертизы ценности

  • Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
  • Непосредственно экспертиза ценности документов. Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
  • Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции – удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.

Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.

Функции экспертной комиссии

Весь список обязанностей, которые можно повесить на комиссию, обозначен в приказе № 43. Остановимся на самых очевидных.

Экспертная комиссия собирается минимум один раз в год . На заседаниях она рассматривает и принимает решения о согласовании:

  • описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
  • описей дел по личному составу;
  • актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • актов об утрате документов;
  • и т.д.

Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов.

Подробно о сроках хранения мы рассказывали в другой нашей статье .

Компания может привлечь и специализированную компанию для проведения экспертизы документов, а также оптимизации их хранения или утилизации.

Экспертиза ценности в организации: описание процесса и результат

Обязательность ежегодной экспертизы ценности (ЭЦ) устанавливается в п. 4.10–4.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее – Правила-2015). А порядок ее проведения подробно и исчерпывающе приводится в разделе 2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ЭЦ проводится впервые

Первая в истории компании экспертиза ценности организуется архивом или службой делопроизводства. Как правило, архивы создаются в компаниях тогда, когда количество скопившихся документов начинает выходить из-под контроля и становится просто необходимым избавиться от них хотя бы частично. Это означает, что экспертной комиссии предстоит большая работа. Но все члены комиссии действуют строго в рамках своей компетенции, а значит, начальника отдела кадров среди всех скопившихся за годы работы документов будут интересовать только те, что имеют отношение к работе с персоналом.

Ход экспертизы ценности документов лучше всего представить в виде таблицы (Таблица 1).

Экспертизу ценности проходят не абсолютно все документы, а только те, что готовы для определения на хранение. Читаем Правила-2015.

Читать еще:  С чего начинается процедура голосования

4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Результаты экспертизы ценности обязательно оформляются в специальных документах, формы которых утверждены Правилами-2015. Это:

  • опись дел постоянного хранения (приложение № 14);
  • опись дел по личному составу (приложение № 15);
  • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 16);
  • опись электронных дел, документов постоянного срока хранения (приложение № 17);
  • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

За организацию составления описей, их оформление и документо­оборот отвечает архив организации (или служба делопроизводства). Кадровики заполняют только основное содержание описи дел по личному составу.

ЭЦ как ежегодное мероприятие

Когда ЭЦ станет обычным событием в организации (или в отделе кадров, если архива на уровне компании нет), она не будет занимать много времени. Члены комиссии будут знать.

Кем и где проводится экспертиза ценности документов?

1. Экспертиза ценности документов проводится специально созданной для этого комиссией.

Ценность документов устанавливается на предприятии, учреждении, а также в обособленном структурном подразделении, в котором самостоятельное делопроизводство:

  1. Деловодами – при проверке и формировании дел, а также при подготовке для отправки в архив;
  2. В архиве – перед отправкой документов и дел на постоянное хранение;
  3. При сформировании систематизированного перечня наименований дел;
  4. В ходе формирования материалов в дела.

Для этого создается комиссия, члены которой назначаются приказом по предприятию, организации. Действует на постоянной основе. В нее включаются лица:

  1. Имеющие соответствующую квалификацию и опыт;
  2. Являющиеся сотрудниками основных структурных подразделений;
  3. Разбирающиеся в документах, понимающие их важность и значимость, способные дать объективную оценку.

В состав комиссии обязательно включается руководитель подразделения делопроизводства и архива. По должностным обязанностям он отвечает за архив подразделения, предприятия.

Возглавляет комиссию председатель. Им назначается заместитель руководителя (гендиректора, директора) предприятия, который по должностным обязанностям отвечает за делопроизводство и архив. А их заведующий назначается секретарем. В таком виде экспертная комиссия по экспертизе ценности документов и реализует положенные на нее функции и задачи.

Функции комиссии

Комиссия выполняет задачи экспертизы ценности документов, которые указаны выше. Ее функции:

  1. Каждый год осуществлять организацию проверки и отбора материалов, которые направляются как на постоянное хранение, так и на уничтожение;
  2. Осуществление непосредственного отбора и подготовки для передачи на хранение;
  3. При выявлении документов, сроки хранения которых нужно изменить, подготовить и направить предложения на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию;
  4. Принятие участия в разработке нормативны и других актов, которые касаются работы с документами предприятия.

По итогам деятельности комиссии составляется протокол. Документы, не подлежащие хранению, направляются на уничтожение. Оформляется актом. Осуществляется предприятием самостоятельно или привлекаются специализированные компании.

Этапы экспертизы ценности документов

  • составление номенклатуры дел;
  • проведение экспертизы ценности;
  • подготовка документов к передаче.

Экспертная комиссия

Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией на основе определенных критериев и правил. Многие фирмы в целях экономии не содержат архивариусов в штате. Такие предприятия каждый год обращаются к специализированным архивным компаниям для проведения экспертизы ценности документов. Специалисты сторонней архивной компании создают экспертную комиссию.

В задачи экспертной комиссии входит:

  • рассмотрение проектов номенклатур дел
  • выделение документов к уничтожению
  • отбор документов на хранение (в том числе по личному составу)
  • протоколирование произведенных действий

Регулярность проведение экспертизы ценности документов

В идеале проведение экспертизы ценности документов — постоянный процесс. В течение года экспертная комиссия проверяет правильность составления дел по номенклатуре, отбирает документы для постоянного хранения и составляет акты уничтожения документов. Правильное проведение экспертизы ценности документов позволяет структурировать архив организации, не хранить документы с истекшими сроками хранения,и оптимизировать размеры архива. Последнее наиболее важно, если архив находится в офисе и занимает дорогостоящую площадь.

Экспертиза и порядок в документах

Организация экспертизы ценности документов — это тот первый шаг, который упорядочит все «бумажные дела» Вашей фирмы. Это крепкий фундамент, на котором можно выстроить надёжную электронную базу данных. А значит, ускорить и упростить работу фирмы.
Проведение экспертизы ценности документов — одна из услуг компании «Архивный Эксперт» которая помогает предприятиям избавиться от груза лишних бумаг, отобрать все до единого ценные документы и организовать их правильное хранение. Мы компетентно поможем Вам навести полный порядок в делах, чтобы Вы могли смело смотреть в глаза любому проверяющему.

Понятие ЭПК

На некоторых архивных документах можно встретить аббревиатуру ЭПК. Это сокращение означает «экспертно-проверочная комиссия». В ее состав приглашают наиболее квалифицированных специалисты из основных структурных отделов. Возглавляет комиссию один из руководящих работников компании.

В состав экспертно-проверочной комиссии должен обязательно входить представитель архивного учреждения.

Эти комиссии функционируют при архивных управлениях. Они являются постоянно действующим совещательным органом, и в их обязанности входит:

  • рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации;
  • определение особо ценных документов, в том числе уникальных;
  • изучение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов в ведомственных, государственных, муниципальных архивах и архивах организаций.
Читать еще:  Оформление недвижимости в собственность

Деятельность комиссий ведется совместно с архивной и делопроизводственной службой организации. Они распределяют документы на хранение и уничтожение, а также место, где будут храниться отобранные организации.

ЭПК имеет право:

  • предлагать свои рекомендации источникам комплектования архива по вопросам экспертизы ценности документов;
  • приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений архива, представителей источников комплектования, научных и иных организаций;
  • не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

Экспертиза ценности документов.doc

Завершающий этап работы с документами в делопроизводст­ве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использова­ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов, оформле­ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

^ Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

^ Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы­ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку­менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Обоснование

Уничтожение документов является частью системы документационного обеспечения управления хозяйствующего субъекта («Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления»), «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»).

Порядок документирования, процедуры текущего и архивного хранения документов и их копий хозяйствующий субъект устанавливает самостоятельно («ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Примером порядка документирования, в частности, примером оформления процедуры уничтожения копий документов, можно использовать:

ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ

Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению включает:

  • выделение дел, документов к уничтожению;
  • подготовку акта о выделении документов к уничтожению;
  • передача дел, документов на уничтожение.

Процесс выделения дел, документов к уничтожению проводится:

Читать еще:  Виды и системы безопасности

В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. При этом просматриваются годовые разделы описей дел, документов за разные годы.

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Электронные дела, документы выделяются к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13. Правил).

Акт о выделении к уничтожению электронных документов, с истекшими сроками хранения в целом соответствует прилагаемой форме с учетом следующих положений:

  • в заголовке акта указывается «о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению»: при выделении к уничтожению электронных документов в делопроизводстве;
  • указывается «о выделении к уничтожению электронных архивных документов с истекшими сроками хранения»: при выделении к уничтожению электронных документов, хранящихся в архиве организации.

Акт подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу (п. 4.11. Правил). ЦЭК (ЭК) организации рассматривает Акт о выделении к уничтожению архивных документов с истекшими сроками хранения после рассмотрения годовых разделов описей. В левом нижнем углу, после подписи руководителя архива проставляется гриф согласования с указанием даты и номера протокола ЦЭК (ЭК) организации.

51. После подписания (принятия, утверждения) документа ограниченного распространения его электронный файл уничтожается исполнителем с использованием одного из следующих методов уничтожения информации:

  • стирание информации с использованием специального программного обеспечения;
  • воздействие на поверхность электронного носителя информации с использованием магнитного поля (размагничивание);
  • механическое уничтожение электронного носителя информации вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химических веществ).

Факт уничтожения электронного файла документа ограниченного распространения фиксируется путем проставления на оборотной стороне первого листа визового экземпляра документа, подшиваемого в дело, записи «Файл уничтожен» (с указанием использованного способа уничтожения файла, даты уничтожения) и подписи исполнителя.

Уничтожение электронных файлов документов ограниченного распространения осуществляется в соответствии с требованиями и стандартами защиты информации, в том числе с использованием криптографических средств, утверждаемыми Коллегией Комиссии по согласованию с уполномоченными органами государств-членов.

8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Процедура уничтожения документов и их копий (как бумажных, так и электронных), содержащих персональные данные, должна быть отражена в локальных актах оператора персональных данных (ст. 18.1, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Е. А. Юрова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Юрист #Специалист по кадрам #Бюджетник #Юридические вопросы

Классификация доступа и защиты

Организации должны иметь официальные инструкции, регулирующие, кому разрешен доступ к документам и при каких обстоятельствах. В целях разграничения прав доступа к документам и их защиты рекомендуется применять такой инструмент, как классификатор защиты и доступа, идентифицирующий права доступа и режим ограничений по отношению к документам. Чем более сложно устроена организация и более сложна ее управленческая деятельность и регулятивная среда, тем более необходима стандартизация процедур присвоения документам категорий доступности и защищенности.

Ограничения доступа следует накладывать только на установленный период, чтобы дополнительный контроль, требуемый для таких документов, не проводился дольше, чем требуется. Необходимость ограничения доступа может измениться по истечению времени.

  • документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;
  • документы доступны только тем, кому разрешено;
  • зашифрованные документы могут быть прочтены таким образом и в такое время, когда это требуется или разрешено;
  • процессы и операции с документами осуществляются только теми, кому разрешено их выполнять;
  • подразделения организации, ответственные за определенные управленческие функции, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector