Doberman-sv.ru

Дом и Быт
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как написать отчет о командировки

Отчет о командировке

Отчет о командировке — это документ, на основании которого бухгалтерия произведет окончательный расчет с работником по итогам служебной поездки. Направляя сотрудника в такую поездку, работодатель возлагает на него решение различных задач, сообщить о выполнении которых работник должен по факту своего возвращения.

  • Как провести сверку с налоговой
  • Должностные обязанности продавца-консультанта для резюме
  • Можно ли уменьшить аванс по заявлению работника
  • Понижающий коэффициент для военной пенсии
  • Обзор законодательства за период с 26 июля по 1 августа

Законом предусмотрен только один вид отчетности — авансовый отчет о фактически осуществленных командировочных расходах (эта норма определена пунктом 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением правительства от 13.10.2008 № 749).

Все остальные документы, порядок и сроки их предоставления работодатель определяет самостоятельно своими нормативными правовыми актами.

Оформление отчета

Современные законы стали относиться к командированным сотрудникам более лояльно, и не предусматривают дополнительных бюрократических трудностей. В частности, сегодня выездным специалистам уже не требуется обязательно оформлять такие бумаги, как:

  • Журнал учета;
  • Отчет об осуществленной поездке;
  • Удостоверение командированного сотрудника;
  • Служебное задание.

Отдельно скажем о том, что оформление Журнала учета – необязательная по закону мера. Но на деле вести его все-таки следует (при соответствующем указании руководителя компании).

Оформлять командировку сегодня гораздо легче, чем многие годы назад. С другой стороны, некоторые начальники «старой закалки», все еще придерживаются советской программы. Заранее уточните список бумаг, требуемых именно вашим руководителем к подаче.

В список документов, обязательных к оформлению в 2017-18 году, входят:

  • Отчет об авансе, выданном сотруднику на служебные нужды;
  • Если в командировке сотрудник будет пользоваться служебной машиной, оформляется служебная Записка;
  • Если сотрудник будет использовать личный или служебный автомобиль, оформляется путевой лист;
  • Внутренний приказ с обозначением места и целей командировки. С этим документом специалиста необходимо ознакомить лично. После чего последний должен или принять приказ, или отказаться от него. И первое, и второе возможно исключительно в письменной форме.

Перед командировкой составляют приказ с указанием графика поездки. При желании, можно использовать стандартный бланк Т9 или оформить документ в свободной форме, утвержденной руководством организации.

После того, как специалист подтверждает согласие отправиться в командировку, он может выезжать в путь. На руки (или на банковскую карту) сотруднику предоставляют определенную сумму денег, которые он может тратить на рабочие нужды.

На что обращает внимание налоговая

Если компания работает на упрощенке «Доходы минус расходы» или общей системе налогообложения, она вправе сократить налоги на сумму расходов для командировки. Правда, налоговая может заинтересоваться, если сделать что-то не так. Вот на что обратите внимание.

Расходы для упрощенки

Суточные. В расходы можно включить не больше 700 рублей суточных для командировок по России и до 2500 рублей для заграничных командировок.

Документы для обоснования затрат. Нельзя просто записать в расходы стоимость авиабилетов — нужны доказательства факта поездки: посадочный талон на самолет, электронный билет и хорошо бы фотоотчет из командировки.

Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:

  • заболел;
  • ушел в отпуск;
  • снова получил задание уехать по рабочим вопросам,

то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

Необходимость «командировочной» отчётности

С 08.01.2015 года «командировочный» документооборот упрощён. Среди официальных документов, обязательных для предоставления, отменены:

    служебное задание, содержащее подробный перечень мероприятий, обязательных для выполнения в ином населённом пункте с указанием сроков; отчёт по командировке, содержащий информацию о проделанной работе и итог в виде заключения о выполнении задания. командировочное удостоверение, включающее отметки о прибытии и выбытии принимающей стороны, скреплённые датами, подписью ответственного лица и печатью организации.

Бланк отчета о командировке (24,5 KiB, 554 hits)

Отчет о командировке (образец написания) (25,5 KiB, 886 hits)

Обязательными документами, необходимыми и достаточными для проведения расходов по бухгалтерскому учёту и окончательного расчёта с подотчётным лицом, считаются:

    Приказ (распоряжение) руководителя, включающий:

    ФИО и должность командируемого лица; цель поездки; срок, отсчитываемый с момента выбытия до момента прибытия; поставленные задачи для выполнения.
    транспортные проездные билеты, багажные квитанции и квитанции камер хранения; гостиничные счета или иные документы о найме помещения для проживания; комиссионные сборы и пошлины; расходы по обмену валют; копия загранпаспорта, прилагаемая для подтверждения пересечения границы согласно отметкам пограничников; путевые листы, чеки заправочных станций, прилагаемые к отчёту по командировочным расходам для подтверждения затрат ГСМ при передвижении на служебном или личном транспорте.

Унифицированная форма N АО-1 Авансовый отчет (115,1 KiB, 255 hits)

Читать еще:  Учет договоров гпх в 1с 8

Форма авансового отчета (.xls) (41,0 KiB, 250 hits)

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Информация № ПЗ-10/2012 о вступлении в силу с 1 января 2013 года федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Авансовый отчёт содержит раздел по полученному авансу и сумме расходов по документам и суточным, устанавливаемым руководителем, но типовой бланк не включает информации о выполнении производственного задания, отражённого в приказе. Поэтому образец отчёта о командировке в свободной форме или в регламентированной для каждой цели поездки должен быть утверждён внутренними документами.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО

2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть)

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки

Далее переходим к левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы.

7. В графе «Получен аванс. » указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму

8. В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего

9. Далее указываем сколько израсходовал сотрудник

10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть

Далее переходим к заполнению оборотной стороны бланка

Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов

12. Далее заносим сведения о документе, подтверждающего проживание в гостинице

13. Вносим сведения о сумме выданных суточных

14. В графу «Итого» вносим сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается отчет (см. пункт 3)

После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Этот аванс выплачивается на:

  1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
  2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например, оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
  3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
  4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
  5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

При сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления этой формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы и пример заполнения документа. Все формы можете скачать бесплатно.

Пример написания отчета по командировке

Действующим российским законодательством установлено, что вся информация о командировках, в том числе и та, которая имеет отчетный характер, заноситься в специальный бланк по форме Т-10а. Большинство руководителей предпочитают пользоваться именно этим образцом. Однако в зависимости от специфики командировочной поездки, данный бланк может не подходить, поскольку требуется сбор сведений, указание которых в нем не предусмотрено.

В связи с этим в законодательстве было прописано, что при необходимости можно пользоваться произвольными формами отчета. Ошибка многих подчиненных состоит в том, что они сильно подробно начинают расписывать все детали поездки. Так делать не нужно, поскольку такой тип документа, как отчет, подразумевает некую выжимку самой главной информации. Отчет должен занимать не более, чем одну страницу листа формата А4.

В отчете обязательно должны содержаться сведения о работнике, который ездил в командировку, а также о том, какая цель была перед ним поставлена. Кроме того, необходимо подвести итоги, касающиеся того, как прошла поездка, а также проставить реквизиты (даты и подписи).

Образец произвольного отчета о командировке

Чаще всего физические лица в свободной форме пишут отчеты о том, какие поручения ними были выполнены на протяжении командировочной поездки. Однако если форма документа является неофициальной, то это вовсе не значит, что его можно оформлять как угодно. Существует ряд требований, согласно которым должен быть составлен отчет подобного характера. В документе обязательно должна быть представлена следующая информация:

Читать еще:  Система стандартов безопасности труда

  • О работнике и начальнике. Как и при составлении большинства других документов, в “шапке” отчета указываются сведения о сотруднике, который ездил в командировку, а также о руководителе. Размещается данный блок вверху листа (с правой стороны). В первую очередь пишется название должности работодателя, затем наименование организации, которой он руководит, а строкой ниже – его фамилия и инициалы. Затем указывается должность подчиненного, которого отправляли в командировочную поездку. Далее отображается его фамилия, а также первые буквы имени и отчества;
  • О месте назначения и приказе. После этого по центру строки пишется такое слово, как отчет, а с абзаца вносится определенная информация. Еще раз отображается то, кто ездил в командировку. Потом указывается страна и город, в который была совершена поездка. Поскольку ни один работодатель не имеет право по устному поручению отправить подчиненного в командировку, то предварительно он обязан издать соответствующий приказ. В отчете же обязательно должна быть сделана ссылка на данный документ. Прописывается номер приказа, а также день, месяц и год, когда он вступил в действие;
  • О цели командировки. Далее физическому лицу нужно лаконично сформулировать цель поездки, которая в то же время должна нести максимальное количество полезной информации. Для начала отображается место, в которое ездил работник, а затем то, что он там должен был сделать. Если поручений было несколько, то все они должны быть упомянуты. Не упускайте ни одного задания. Например, я ездил на выставку, посвященную различным непродовольственным товарам, для того чтобы осуществить сбыт некоторой продукции, а также оформить договора с определенными заказчиками и найти новых покупателей. Именно это и было отображено в документе, в качестве цели;
  • О результатах командировки. Также в отчете необходимо подвести итоги того, как прошла деловая поездка. Обычно это делается в виде списка. Каждый факт размещается в отдельном пункте. Излагается информация о развитии событий в командировке, о подписанных документах, а также о новых контактах и договоренностях. Например, я в разделе о результатах, писал, со сколькими людьми после проведения переговоров были подписаны соглашения, подразумевающие систематическую поставку товаров фирмой, сотрудником которой я являюсь. Во втором пункте я отобразил факт касательно того, на какую сумму мной была получена выручка после осуществления сбыта товара. Размер суммы нужно указывать именно в той валюте, которой расплатился покупатель.

В 2020 году ужесточились требования к отчету по командировке. Вышеприведенные блоки документа нельзя смешивать и каждый из них должен быть озаглавлен. Кроме того, необходимо, чтобы в документе была проставлена дата его оформления, а также подпись физического лица, побывавшего в командировке и его начальника.

Образец отчета для случая непродуктивной поездки

Иногда бывает и так, что руководитель отправляет подчиненного в командировочное путешествие, надеясь на успешный результат, но все идет не по плану. В таких ситуациях работнику все равно необходимо составлять и сдавать отчет о командировке. Это связано с тем, что командировки оплачиваемые, и если поездка увенчалась крахом не по вине сотрудника, то он в любом случае должен получить материальную компенсацию от начальника.

Однако для того чтобы убедить руководителя в том, что ничего не удалось в связи с независящими от подчиненного обстоятельствами, а не по причине его бездействия, необходимо предоставить грамотно оформленный отчет. Также важным моментом является то, что документ, содержащий итоги поездки, нужно составлять по приезду. О том, когда был оформлен отчет, свидетельствует указанная в нем дата.

Начинать составление документа, информирующего о том, что командировка была безуспешной, также необходимо с внесения должностей, фамилий, имен и отчеств руководителя и подчиненного соответственно. Далее, как и в вышеприведенном примере краткого отчета о выполнении задания командировки, отображается место, в которое было направлено физическое лицо, а также реквизиты соответствующего приказа.

Потом излагается цель поездки. Если задач было несколько, то не стоит их смешивать. Каждую цель необходимо указывать по отдельности, для того чтобы в результате было ясно, успехом ли она увенчалась. Также обращаю внимание на то, что не нужно забывать озаглавливать каждый блок. Например, следует написать такую фразу, как цели поездки, подчеркнуть ее, поставить двоеточие, а потом уже с новой строки переходить к их перечислению.

Затем также по пунктам указываются результаты безуспешной командировки. В первую очередь пишется следствие определенной цели (например, договор не был заключен), а затем краткое объяснение того, почему так произошло и повлиявшие на это обстоятельства.

К примеру, в моем случае не получилось составить документ, поскольку потенциальные партнеры посчитали предложение бесперспективным и соответственно не были заинтересованы в сотрудничестве. Также может возникнуть и ряд других непредвиденных обстоятельств, вплоть до того, что иностранные коллеги могут попросту не явиться на встречу. Задача сотрудника, посланного в командировку, состоит в том, чтобы донести до работодателя то, что поездка оказалась непродуктивной далеко не по его вине.

Содержание отчета о командировке

Деловая поездка может быть необходимой для реализации следующих бизнес-процедур:

Читать еще:  Опасные и вредные факторы газорезчика

организация и участие в переговорах;

  • разработка и визирование контрактов;
  • помощь в налаживании деятельности обособленного подразделения или филиала предприятия;
  • принятие участия в тренингах и семинарах и проч.
  • Прежде чем отправить сотрудника в командировку, управленец всегда публикует соответствующее распоряжение. Одновременно с этим формируется командировочное удостоверение и служебное задание. Однако, как и отчет о командировке, обозначенные документы носят рекомендательный характер. В форме Т-10 или Т-10а имеются все необходимые графы, включающие в себя полную информацию из отмеченных раннее документов.

    После завершения командировочной поездки, работнику следует сформировать отчет, где он тезисно приведет результаты своей работы вне основного рабочего места. Это обуславливает необходимость контакта работника с большинством подразделений предприятия. Рекомендуется делать соответствующие рабочие пометки по ходу реализации своих обязанностей в командировке.

    Бланк отчета оформляется в соответствии с локально определенной формой. Уместно как оформление от руки, так и на компьютере. Однако в первом варианте почерк должен быть понятен и разборчив, а информация должна приводиться лаконично, но, тем не менее, – полно.

    Рассматриваемый отчет важен для обеих сторон соглашения. Исходя из указанного документа, администрация компании может выяснить, насколько эффективно потрудился сотрудник в командировке. В свою очередь, работнику отчет может помочь избежать претензий со стороны руководства в случае невыполнения цели поездки по каким-либо объективным причинам.

    Отчет по командировке: пример заполнения формы 10а

    Пример написания отчета по командировке должен соответствовать таким требованиям:

    • в документе должно отмечаться, достигнуты ли цели поездки, а также четко описываться, почему задания не были выполнены, если это актуально;
    • оформлять отчет должен сам сотрудник, который ездил в поездку.

    Наличие рассматриваемого документа доказывает реализацию возложенных на гражданина функций в конкретной компании. К базовым реквизитам отчета (как по форме Т-10 и Т-10а, так и в свободном варианте) относятся следующие позиции:

    название компании-нанимателя;

  • номер документа в соответствии с внутренним документооборотом предприятия, а также дата формирования бумаги;
  • общая информация о субъекте. А именно – ФИО, его должность, подразделение, где он трудится;
  • пункты назначения командировки. Следует отметить город, район, а также компанию, куда ездил гражданин;
  • длительность поездки с отметками крайних дат отъезда и прибытия обратно;
  • основания для реализации командировки;
  • непосредственные задачи, которые сотрудник должен исполнить в ходе деловой поездки;
  • источник финансирования затрат на командировку;
  • визы начальника подразделения, где трудится командируемый субъект, а также управленца.
  • Отмеченную информацию должен вносить сам сотрудник. После завершения составления отчета, субъект также должен подписать документ со своей стороны.

    Командировочный отчет в свободной форме

    Пример написания отчета о командировке в свободной форме также должен содержаться на предприятии. Чтобы грамотно оформить такой вид документации, субъект должен условно разделить лист бумаги на три зоны: шапка, основной текст и завершение. В шапке следует отметить базовые реквизиты отчета (место и дата его формирования), в основном тексте приводится та информация, ради которой и составляется отчет (задачи командировки, результаты поездки, отметка о том, были ли достигнуты цели и т.д.), а также завершение – последний раздел, где проставляются подписи.

    Что содержит в себе отчет

    При составлении отчета указывается:

    • полное наименование организации, адрес;
    • Ф. И. О. и должность сотрудника;
    • реквизиты распоряжения об оформлении служебной поездки;
    • краткое описание цели;
    • краткое описание достигнутых результатов и итогов в виде списка;
    • дата составления;
    • подпись составителя;
    • подпись директора (при принятии от сотрудника).

    Форма Т-10 включает в себя одновременно и служебное задание, и итог его выполнения. В ней содержится:

    • порядковый номер;
    • дата составления;
    • Ф. И. О. работника и его табельный номер;
    • информация о сотруднике и отправлении;
    • краткое описание задач;
    • краткий вывод о выполнении поставленных целей;
    • подписи ответственных лиц (директор подразделения, в котором трудится гражданин, глава предприятия и сам гражданин).

    Сведения о сотруднике и поездке указываются в таблице:

    • наименование структурного подразделения;
    • наименование должности;
    • реквизиты принимающей стороны (название компании, форма, адрес расположения);
    • даты начала и завершения поездки;
    • период пребывания на задании в сутках (суммарный и исключая дни в пути);
    • название организации, оплачивающей расходы и труд гражданина (работодатель или принимающая сторона);
    • основание направления в служебную поездку.

    Срок сдачи при использовании свободной формы или локального бланка определяется локальными актами. Если же предприятие практикует применение бланков Т-10 и Т-10А, то период сдачи составляет три рабочих дня с даты возвращения.

    Как составить авансовый отчет по командировке – образец

    После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями. Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо. После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:

    • личных данных работника;
    • документах, при помощи которых можно подтвердить выдачу денег на поездку авансом;
    • датах произведенных расходов и их назначении с указанием основных реквизитов подтверждающих документов.

    Как составить авансовый отчет по командировке?

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector