Doberman-sv.ru

Дом и Быт
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Пп 225 о трудовых книжках

Приказ Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н утвердил:

форму трудовой книжки согласно приложению № 1;

порядок ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению № 2.

Изменения вступят в силу с 1 сентября 2021 года и будут действовать до 1 сентября 2027 года.

До 1 сентября 2021 года Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей регулируют постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Предыстория изменения трудовых книжек

Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) поставило работников перед выбором: перейти на электронную версию документа или сохранить бумажную. Свое решение сотрудники обязаны были сообщить руководству до конца 2020 года (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Проект данного приказа сопровождался пояснительной запиской, отражающей неготовность граждан расстаться с бумажной трудовой книжкой (ТК). По данным ПФР на 29.12.2020:

  • зарегистрировано застрахованных лиц по РФ — более 58 млн человек;
  • из них согласились перейти на ЭТК — лишь 5 млн человек;
  • пожелали сохранить бумажный вариант документа — 35 млн человек.

Об электронных трудовых книжках в 2021 году читайте статью.

Требования к трудовым книжкам, которые были исключены в новой редакции:

  • внесение в трудовые книжки записи об общем трудовом стаже, в том числе лицам, отбывшим исправительные работы без лишения свободы, о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж;
  • при восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку сотрудника по последнему месту работы вносится запись и утверждённый образец этой записи;
  • при оформлении трудовой книжки впервые не позднее недельного срока со дня приёма на работу сохранили, но исключили присутствие при этом работника;
  • при получении трудовой книжки при увольнении работник расписывается в личной карточке и в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Вы видите, что все нормы, которые касаются подписи работника об ознакомлении с записями, внесёнными в трудовую книжку, исключили из правил.

Таблица изменений в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и заполнения бумажных трудовых книжек работников, актуальные правила представлены в Приказе №320 от 19.05.2021, который утвердило Министерство труда и соцзащиты РФ. Обновленные правила будут действовать до 1 сентября 2027 года.

На фоне введения новых правил отменяются следующие нормативные акты, принятые ранее Минтруда РФ:

  • Постановление №50 от 24.06.1994 — утверждало порядок расчета стажа при утрате документов при ЧС;
  • Поставновление №69 от 10.10.2003 — содержало инструкцию по заполнению бумажных книжек;
  • Приказ №588н от 31.10.2016 — вносило изменения в порядок ведения трудовых книжек.

С 01.09.2021 на смену указанных законодательных актов приходит Приказ №320н, который содержит в своих приложениях новый бланк книжки и вкладыша, а также порядок их ведения и хранения.

Таблица изменений с 1 сентября 2021 года:

Изменение

Пояснения

Новый бланк отличается количество листов, отведенных для отражения сведений о работе и о награждении. Если раньше на каждый раздел отводилось по 10 листов, после чего добавлялся вкладыш, то в новых документах на указание данных о работе отводится 14 листов, о награждении — 7 листов.

Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) – 5 рабочих дней.

Новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее

Новый бланк трудовой книжки выдается при выдаче дубликата в связи с утерей или порчей исходного документа и выглядит следующим образом:

Для каких работников нужно вести учет в бумажном виде?

Трудовые книжки в бумажном виде по правилам ст. 66 ТК РФ в 2021 году ведутся для следующих категорий работников:

  • подавших заявление о сохранении бумажного учета до конца 2020 года;
  • не подавших заявление о выборе способа учета трудовой деятельности до конца 2020 года и при этом осуществляющих трудовую деятельность на 31.12.2021.

Для указанных выше категорий работодатель вносит записи о кадровых мероприятиях в бумажных трудовые, а также дублирует информацию для Пенсионного фонда, который вносит записи в электронный учет для начисления пенсии. Если такой работник увольняется и устраивается в другую организацию, то новый работодатель по-прежнему обязан вести бумажный учет трудовой деятельности, а также передавать сведения в ПФР.

При желании граждане, кто подавал заявление о сохранении бумажных книжек, в 2021 году могут отказаться от ранее принятого решения и перейти только на электронный учет. Для этого нужно подать соответствующее заявление работодателю, при этом бумажная трудовая будет выдана человеку на руки.

Также подать заявление о переходе на электронные трудовые книжки, согласно ст. 66.1 ТК РФ, в 2021 году могут те работники, кто не подал заявление в связи с тем, что не работал в 2020 году, болел, находился в отпуске, был отстранен от работы с сохранением рабочего места.

Не могут перейти на ведение книжек в электронном виде те работнике, кто не подал заявление до 31.12.2021 о выборе способа учета сведений о работе. Для таких сотрудников работодатели будут вносить записи в бумажные трудовые.

Бумажные трудовые книжки не ведутся в 2021 года для работников, которые:

  • впервые устраиваются на работу в 2021 году (для таких сотрудников учет ведется только в электронном виде, бумажные документы не заводятся);
  • до конца 2020 года подали заявление о переходе на электронный учет (бумажные трудовые им выданы на руки).
Читать еще:  Как долго делают регистрацию по месту жительства

Новый порядок ведения журналов учета

В новых правилах, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года, также уточняется порядок учета и хранения трудовых книжек.

Работодателю нужно организовать учет:

  • чистых бланков книжек и вкладышей в них (они хранятся у работодателя в качестве БСО);
  • трудовых книжек работников и вкладышей в них (также хранятся у работодателя на тех сотрудников, которые сохранили бумажный учет).

То есть нужно иметь два отдельных журнала учета, в первом будет отражаться выдача чистых бланков работникам, во втором — учет книжек, принятых от сотрудников.

Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью.

Исправления ошибок

Если обнаруживается, что в записях есть ошибки или неточности, их необходимо исправить в следующем порядке:

  1. Присвоить порядковый номер записи.
  2. Проставить дату признания записи недействительной (арабскими цифрами).
  3. Сделать запись о недействительности записи № такой-то.
  4. Прописать верную формулировку.
  5. Указать документ, на основании которого вписаны верные сведения.

Ошибку на странице с личными сведениями исправляют, зачеркивая одной горизонтальной линией, с проставлением непосредственно над неправильной записью верной записи. При этом на чистой стороне обложки делают надпись: «Исправленному на «….» верить», и заверяется подписью.

Правила ведения и хранения трудовых книжек по закону 225 от 16.04.2003

Изучая правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, начинать необходимо с общих положений. Именно в начальном разделе этого правового акта отмечается, что трудовая книжка выступает первостепенным документом гражданина, в которой отмечаются вес этапы его профессиональной активности. Помимо этого, обозначается необходимость следования правилам, согласно которым требуется вносить перечисленные сведения:

  • О самом трудящимся;
  • О профессиональной деятельности, которую он выполняет;
  • О переводах, возможном награждении и увольнениях;
  • Прочей информации, касающейся рабочего процесса.
  • На основании существующих правил информация о дисциплинарном взыскании (если речь идет не об увольнении) в данный вид документации не записывается.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек

В соответствии с правилами, обозначенными в данном правовом акте, оформление и надлежавшее ведение трудовой книжки – это ответственность первого руководителя гражданина. Кадровый отдел соответствующего предприятия по закону обязан в течение недели после трудоустройства оформить рабочее удостоверение трудящегося. Сразу же записывается ФИО работника, а также данные о его дате рождения и об степени образования.

Основаниями для заполнения полей, предназначенных для записей о месте профессиональной активности, являются приказы управляющего лица. В соответствии с законодательством, сокращать записи в рабочем удостоверении запрещается. Перед внесением любых данных в удостоверение подчиненного необходимо ознакомиться с принятым решением самого работника. Для выяснения точных формулировок по различным основаниям следует обращаться к положениям ТК РФ.

Учет и хранение трудовых книжек

Данный вопрос освещен в 6-м разделе Постановления под номером 225. Важным правилом, которое отмечается в представленном законе, является необходимость надлежащего ведения и заполнения приходно — расходной книги, а также книги учета движения рабочих удостоверений. Формы этих нормативных документов официально утверждены законодательством.

В обозначенном ранее документе должны быть представлены данные об операциях, которые относятся к получению различных бланков и вкладышей трудовых книжек. А вот в книге учета движения удостоверений просто требуется упомянуть непосредственно трудовые книжки, которые были получены сотрудниками.

Хранение и ведение бланков и всех вкладышей – это прямая ответственность руководства компании. В рамках каждого предприятия они должны относиться к списку документации строгой отчетности. Если после увольнения сотрудник не забрал свой документ, то его требуется хранить до востребования в архивах компании.

Трудовая книжка — правила ведения и выдачи при увольнении

Перед увольнением работника руководитель должен проверить, что все внесенные им записи в рабочее удостоверение гражданина, а также в бланки оформлены по всем правилам. Они в обязательном порядке должны быть заверены его подписями. Выдается обозначенный документ непосредственно в день увольнения. Никаких заявлений для получения уволенному сотруднику писать не нужно.

Если работодатель задерживает выдачу документации, то работник сможет рассчитывать на возмещение денежных средств за дни задержки. Соответственно и официальный день увольнения перенесется до дня выдачи. Сотрудник также имеет право запросить пересылку этого документа посредством использования почтовых услуг.

Читать еще:  Какими льготами пользуются реабилитированные крымские татары

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Вносить изменения в определенные записи имеет право тот ответственный представитель, который записал первоначальную информацию. Если компания прекратила свое существование или была реорганизована, то данное право переходит к правопреемнику компании. Для любых исправлений должны быть документальные основания. Например, фамилия может быть изменена лишь при предоставлении работодателю паспорта. По существующим правилам записи можно заменить не путем перечеркивания, а посредством признания ранее внесенных данных недействительными и внесения новых сведений.

В каком случае нужно оформить бумажную книжку

Напомним, что с 1 января 2021 года на всех лиц, которые трудоустраиваются впервые, заводятся не бумажные трудовые книжки, а электронные (ЭТК). Об этом сказано в пункте 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — закон № 439-ФЗ).

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

В отношении тех работников, которые до конца 2020 года отказались от перехода на ЭТК, работодатели продолжат вести трудовые книжки на бумажном носителе. Если такому сотруднику понадобится выдать дубликат (например, в случае утраты книжки или ее порчи), то с 1 сентября его нужно будет оформить на новом бланке.

Перечень сведений, которые вносятся в дубликат, приведен в пункте 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного комментируемым приказом (далее — Порядок № 320н).

Таблица изменений в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и заполнения бумажных трудовых книжек работников, актуальные правила представлены в Приказе №320 от 19.05.2021, который утвердило Министерство труда и соцзащиты РФ. Обновленные правила будут действовать до 1 сентября 2027 года.

На фоне введения новых правил отменяются следующие нормативные акты, принятые ранее Минтруда РФ:

  • Постановление №50 от 24.06.1994 — утверждало порядок расчета стажа при утрате документов при ЧС;
  • Поставновление №69 от 10.10.2003 — содержало инструкцию по заполнению бумажных книжек;
  • Приказ №588н от 31.10.2016 — вносило изменения в порядок ведения трудовых книжек.

С 01.09.2021 на смену указанных законодательных актов приходит Приказ №320н, который содержит в своих приложениях новый бланк книжки и вкладыша, а также порядок их ведения и хранения.

Таблица изменений с 1 сентября 2021 года:

Изменение

Пояснения

Новый бланк отличается количество листов, отведенных для отражения сведений о работе и о награждении. Если раньше на каждый раздел отводилось по 10 листов, после чего добавлялся вкладыш, то в новых документах на указание данных о работе отводится 14 листов, о награждении — 7 листов.

Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) – 5 рабочих дней.

Новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее

Новый бланк трудовой книжки выдается при выдаче дубликата в связи с утерей или порчей исходного документа и выглядит следующим образом:

Для каких работников нужно вести учет в бумажном виде?

Трудовые книжки в бумажном виде по правилам ст. 66 ТК РФ в 2021 году ведутся для следующих категорий работников:

  • подавших заявление о сохранении бумажного учета до конца 2020 года;
  • не подавших заявление о выборе способа учета трудовой деятельности до конца 2020 года и при этом осуществляющих трудовую деятельность на 31.12.2021.

Для указанных выше категорий работодатель вносит записи о кадровых мероприятиях в бумажных трудовые, а также дублирует информацию для Пенсионного фонда, который вносит записи в электронный учет для начисления пенсии. Если такой работник увольняется и устраивается в другую организацию, то новый работодатель по-прежнему обязан вести бумажный учет трудовой деятельности, а также передавать сведения в ПФР.

При желании граждане, кто подавал заявление о сохранении бумажных книжек, в 2021 году могут отказаться от ранее принятого решения и перейти только на электронный учет. Для этого нужно подать соответствующее заявление работодателю, при этом бумажная трудовая будет выдана человеку на руки.

Также подать заявление о переходе на электронные трудовые книжки, согласно ст. 66.1 ТК РФ, в 2021 году могут те работники, кто не подал заявление в связи с тем, что не работал в 2020 году, болел, находился в отпуске, был отстранен от работы с сохранением рабочего места.

Не могут перейти на ведение книжек в электронном виде те работнике, кто не подал заявление до 31.12.2021 о выборе способа учета сведений о работе. Для таких сотрудников работодатели будут вносить записи в бумажные трудовые.

Бумажные трудовые книжки не ведутся в 2021 года для работников, которые:

  • впервые устраиваются на работу в 2021 году (для таких сотрудников учет ведется только в электронном виде, бумажные документы не заводятся);
  • до конца 2020 года подали заявление о переходе на электронный учет (бумажные трудовые им выданы на руки).
Читать еще:  Законы для иностранных граждан

Новый порядок ведения журналов учета

В новых правилах, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года, также уточняется порядок учета и хранения трудовых книжек.

Работодателю нужно организовать учет:

  • чистых бланков книжек и вкладышей в них (они хранятся у работодателя в качестве БСО);
  • трудовых книжек работников и вкладышей в них (также хранятся у работодателя на тех сотрудников, которые сохранили бумажный учет).

То есть нужно иметь два отдельных журнала учета, в первом будет отражаться выдача чистых бланков работникам, во втором — учет книжек, принятых от сотрудников.

Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью.

Новое в бланке трудовой книжки с 01.09.2021

Минтруд обновил бланк трудовой книжки и вкладыша в неё. Вот так они выглядят с 1 сентября 2021 года:

На титульном листе теперь есть пометка, что печать ставить нужно при ее наличии.

В трудовой книжке теперь больше страниц для сведений о работе и меньше для информации о награждении или поощрении работника. И это понятно: ведь в электронной форме трудовой книжке (СЗВ-ТД) данные о награждениях вообще не приводят.

Так, сведениям о работе в новой форме трудовой книжки отведено 14 разворотов, а не 10, как до 01.09.2021. Аналогично – для данных о награждении: стало 7 разворотов вместо 10.

Само содержание бланка и вкладыша трудовой книжки осталось прежним.

Правила хранения

Каждая трудовая книжка является документом, хранящим не только записи о рабочей жизни гражданина, но и его персональные данные. Поэтому законодательство обязывает создавать условия для ее хранения и исключение несанкционированного доступа.

Все бланки, вкладыши и сами трудовые книжки должны подлежать строгому учету с внесением соответствующих записей по их движению в журналы:

  • приходно-расходную книгу, где происходит фиксация поступления и выдачи бланков;
  • книгу учета движения книжек и вкладышей.

Эти регистры учета должны оформляться в соответствии с п. 41 Правил, что обязывает их прошнуровывать особым образом и нумеровать страницы.

Хотя нормативные документы не содержат строгих требований к местам хранения документов, но, поскольку они относятся к бланкам строгой отчетности, то следует руководствоваться соответствующими нормами.

Трудовые книжки должны находиться в организации в местах, где будет исключен доступ посторонних лиц. Это исключит не только несанкционированное владение информацией, но и хищение. Обеспечить нахождение их в металлическом запираемом шкафу, сейфе или помещении, куда доступ строго ограничен.

Как правильно вести трудовую книжку: нормы законодательной инструкции

Принятая Постановлением Минтруда РФ в 2003 году Инструкция по заполнению трудовой книжки содержит практические рекомендации по внесению в документ всей необходимой информации. Согласно ее нормативным положениям, содержательная часть трудовой книжки условно делится на такие блоки, как личные данные сотрудника, информация об образовании, сведения о работе (переводе, награждении, увольнении). Рассмотрим практические особенности заполнения данных в каждом из них:

  1. Личная информация о работнике: на первой странице документа указываются ФИО (без сокращения) и дата рождения человека.
  2. На первой странице (титульной) отражаются также сведения об образовании, специальность сотрудника — эти данные вносятся на основании оригиналов или заверенных копий соответствующих документов. После внесения записи ставится дата заведения трудовой книжки, а также подпись самого работника, удостоверяющая вышеизложенное. Данные первой страницы документа также визирует уполномоченное на предприятии лицо, сюда же ставится и печать организации.
  3. Сведения о работе — этот блок начинается с разворота следующей страницы, содержащим четыре графы: порядковый номер, дату совершения того или иного действия, графу с непосредственной информацией о трудовой деятельности, графу с реквизитами документа, на основании которого вносится запись.

Записи вносятся последовательно: каждая запись приема, перевода или увольнения с рабочего места должна быть пронумерована по порядку.

Ключевые сведения отображаются в графе 3 — здесь уполномоченное лицо указывает информацию о принятии (переводе, увольнении) на ту или иную должность в конкретной организации. Изложенное визируется подписью сотрудника кадрового отдела, бухгалтерии или непосредственно самим руководителем, указываются его ФИО и должность, ставится печать учреждения.

В разделе «Сведения о награждении» по такой же схеме вносится и информация о наградах за те или иные трудовые достижения с указанием даты награждения и документа, являющимся для этого основанием.

Подытожив, отметим: в российском законодательстве предусмотрен целый перечень нормативов, которые устанавливают строгий порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек граждан на основном месте их работы. Соблюдение работодателем всех регламентных правил работы с документами учета трудовой деятельности и стажа работника является неукоснительным требованием трудового законодательства во избежание тех или иных нарушений, связанных с документальным оформлением трудовых отношений.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector