Doberman-sv.ru

Дом и Быт
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как зарегистрировать письмо в организации

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

Пошаговая регистрация входящего документа

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Затем документ нужно зарегистрировать. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота (СЭД).

Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:

— «От кого»;
— «Исходящий номер»;
— «Дата исходящего»;
— «Вид документа»;
— «Кому»

Переключатель должен быть выключен.

С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр , если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?

В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:

— наличие и подлинность (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу;

— соответствие подписи автора с ЭЦП;

— соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

— наличие приложений, если они указаны в тексте.

В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации» , также указывается причина отказа.

В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ?

могут поступать также в бумажном и электронном виде.

Если в организации есть необходимость электронного обмена , то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с в его в должностной инструкции.

Прием осуществляется в следующей последовательности:

Извлекается архивный файл.

Затем регистратору следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок регистратор не обрабатывает и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка завершается в следующей последовательности:

на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;

на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью.

Регистратор входящей также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Количество листов», «Краткое содержание». Переключатель «ДСП-документ» должен быть включен.

В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.

Нормативная база

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Читать еще:  Председатель не справляется в снт

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

  • гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до . »;
  • коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
  • просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
  • приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
  • извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
  • обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
  • напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
  • сопроводительная, например, опись вложений;
  • поздравление;
  • требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Почтовые марки

К традиционным средствам оплаты почтовой корреспонденции относятся марки. Почтовая марка наносится в правом верхнем углу конверта, если он уже занят, то ее можно наклеить немного ниже. Конверты продаются с готовыми марками.

Литера А на конверте разрешает отправку письма по России, вес которого до 20 грамм.

Литера D свидетельствует о возможности отправки заказного письма тем же весом по территории России.

Литера В дает возможность отправить по территории РФ открытку.

Услуги «Офисной почты»

Известно, насколько много времени нужно потратить на оформление корреспонденции. К этому нужно добавить учет всех нюансов, которые касаются стояния в очередях и умения правильно составить сопроводительные документы при отправке писем.

Избежать ненужной волокиты и значительно сэкономить время поможет курьерская служба Офисная Почта. Проконсультируем отправителей по всем вопросам и поможем с пересылкой корреспонденции любого типа.

Как правильно оформить сопроводительное письмо к резюме. Образец

В сопроводительном письме к резюме отправитель излагает информацию о своих профессиональных качествах, успехах, лучших сторонах своей личности. Все это преследует цель заинтересовать работодателя.

К примеру, оформить сопроводительное письмо к резюме можно так:

  • В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
  • Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
  • Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
  • Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
  • Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
  • В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.

Образец написания сопроводительного письма к резюме

Здравствуйте, уважаемый(ая) _____________ (обращение по имени или по имени и отчеству)!

На сайте (указать источник информации о вакансии) я узнала, что свободна вакансия _______.

Приняв во внимание предъявленные условия к кандидату, я заключила, что могу работать на этой должности в Вашей фирме, принимая во внимание, что опыт работы в этой сфере у меня имеется.

Уровень зарплаты, на которую я претендую, _________.

Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

Благодарю за оказанное внимание и выделенное время.

С уважением, (указываются фамилия, имя, отчество полностью).

Как отправить в организацию деловое письмо

Направить деловые бумаги другой стороне допускается несколькими способами:

  1. Электронная почта. Обязательно заполняйте строку «Тема» в электронном сообщении. Если вопрос срочный, укажите на важность документа.
  2. Почтовое отправление (Почтой России или различными курьерскими службами). Подходит для случаев, когда требуется подтвердить отправку документа, например в случае направления претензии. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении.
  3. Факс. Часто используется, когда заинтересованную сторону требуется немедленно уведомить по какому-либо вопросу.

Выбор способа зависит от цели документа, срочности вопроса и установившихся между сторонами отношений.

Образец доверенности на почту от организации

В «КонсультантПлюс» есть Готовые решения, в том числе о работе со входящими документами. Если у вас еще нет доступа, оформите его бесплатно на временной основе. Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

Читать еще:  Время проведения собрания кредиторов должника ограниченно часами

Бланк доверенности можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.

Структура доверенности произвольная, но мы рекомендуем придерживаться следующего формата:

  1. Название (доверенность).
  2. Место выдачи (например, Москва).
  3. Дата выдачи прописью (например, второе октября две тысячи двадцать третьего года).
  4. Кем выдана (название, ОГРН, ИНН организации, Ф.И.О. директора, серия и номер паспорта, адрес регистрации, основание, на котором он действует, например устав).
  5. Данные о том, кто наделяется правами по доверенности (Ф.И.О., паспортные данные, адрес регистрации).
  6. Права человека, которому выдается доверенность (получать/отправлять корреспонденцию).
  7. Срок действия доверенности.
  8. Подпись директора организации.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Сущность официального письма и его отличие от обычного

Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

  • не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
  • пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
  • проштамповываются (при наличии печати у отправителя)
  • составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
  • не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Как регистрируется входящая документация?

Для регистрации входящей документации необходим специальный журнал . Его можно вести или в обычной тетрадке, или в электронном виде.

Журнал должен иметь такие графы:

  • номер входящего документа
  • дату регистрации
  • наименование контрагента
  • его почтовый адрес
  • тему документа
  • получателя
  • исполнителя

Отметим, что каждому входящему документу должен быть присвоен уникальный номер . Можно вести либо сквозную, либо помесячную нумерацию. Если Вы будете нумеровать входящие документы по месяцам, то нужно делать это следующим образом: 31/10/2011/001. Получается немного громоздко, но зато не возникнет путаницы и трудностей, и Вы легко определите, даже не заглядывая в Журнал, в каком месяце документ поступил на Ваше предприятие.

Образец уведомления о переезде организации

Генеральному директору
ООО «Ингосрас»
Михайлову Михаилу Ивановичу

Уведомление о смене фактического адреса

Сообщаем вам, что наша организация ООО «Завод» с 15.12.2021 г. будет располагаться в офисе по адресу:
109397, г. Санкт-Петербург, ул. Ставропольская, д. 16.
Время работы офиса остается прежним: с 10-00 до 22-00 ежедневно.
Решение о переезде в новый офис было принято в связи с расширением штата сотрудников.
Обращаем внимание, что телефон и юридический адрес нашей организации остаются прежними.
Переезд на интенсивность нашей работы не повлияет, взятые перед вами обязательства будут выполнены в срок.

Если у вас остались вопросы, готовы ответить на них по телефону +7 (999) 623-33-33 или по почте info@zavod.ru.

Иванов Олег Иванович

Этап 2. Формирование пакета

Комплект электронных документов для отправки в налоговый орган оформляется также в программе подготовки пакета документов для государственной регистрации (ППДГР).

Читать еще:  Правовая норма: понятие, признаки, структура

Создание пакета

    В блоке «Общие сведения о пакете» отмечаем:
  • вид заявителя — юрлицо;
  • вид заявления — Заявление по форме P11001;
  • вид предоставления заявителю документов в бумажном виде — выбрать один из предложенных вариантов;
  • код налогового (регистрирующего) органа — выбрать налоговый орган своего региона;
  • полное наименование ЮЛ — полностью указать форму собственности и название в кавычках. Например, общество с ограниченной ответственностью «Пример»;
  • ОГРН — будет недоступен для ввода данных, так как организация еще не получила статус юрлица.

В блоке «Сведения о заявителях» необходимо указать информацию об учредителях ООО. Количество строк с данными должно соответствовать числу учредителей. На указанные e-mail налоговый орган пришлет решение в связи с регистрацией юридического лица.

В блоке «Сведения о подаваемых документах» следует перечислить и прикрепить все файлы, входящие в пакет. Документы для открытия компании, подготовленные на бумаге, следует подписать, отсканировать с заданными параметрами и сохранить в TIF-формате.

    Полный комплект должен включать:
  • заявление о создании организации — прикрепите файл, созданный на первом этапе;
  • устав ООО;
  • гарантийное письмо, которое подтверждает, что собственник помещения согласен с регистрацией и последующей работой фирмы по данному адресу. Его можно прикрепить в формате «Иной документ».
    Вы можете зарегистрировать фирму на адрес прописки. Для этого приложите документ, подтверждающий право собственности (выписка из ЕГРН) и согласие собственника, если вы таким не являетесь.
  • уведомление по форме №26.2-1 о переходе на УСН. Без этого файла организация автоматически встанет на ОСНО;
  • решение учредителя о создании ЮЛ — при условии, что он один; протокол собрания — при условии, что учредителей несколько;
  • документ об оплате госпошлины
    с 1 января 2019г. госпошлина при электронной подаче документов отменена, следовательно, прикреплять документ об оплате не требуется !

Оплата госпошлины Госпошлину можно оплатить удаленно посредством онлайн-сервиса ФНС. Для этого следует выбрать вид платежа «Государственная пошлина за регистрацию ЮЛ», перейти по кнопке «Далее» и заполнить форму с данными плательщика. Им должен быть один из учредителей создаваемой организации.

    На следующем этапе сервис предложит выбрать удобный способ оплаты:
  • наличный — оплата по платежному документу. Его необходимо распечатать и оплатить в кассе банка. Подтверждением оплаты послужит выданная квитанция;
  • безналичный — оплата по банковской карте. Квитанцию об оплате нужно запросить в банке, через который проводился платёж.

Подписание с помощью ЭЦП

Программа позволяет сформировать временный файл. Его можно передать другим лицам (например, юристам на проверку/корректировку) или вернуться к заполнению пакета позднее, не теряя введенные данные. К сожалению, просто сохранить файл не получится — прежде подпишите прикрепленные документы с помощью ЭЦП (подойдет любая подпись, даже если она не принадлежит кому-либо из основателей фирмы), а после сформируйте пакет в качестве временного.

На этапе подачи комплекта каждый подписант должен иметь собственную ЭЦП для регистрации фирмы, так как все файлы в пакете должны быть подписаны всеми учредителями. Для подписания документа следует выбрать подписанта в разделе «Сервис» → «Параметры».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector